Rechnungen, Verträge, Berichte: Wichtige Anhänge per Hand aus E-Mails zu fischen und in der Cloud abzulegen, nervt auf Dauer. Im Video zeige ich dir, wie du diese Ablage komplett automatisierst, damit PDFs und andere Dokumente von selbst in Dropbox oder Google Drive landen.
Warum sich die Automatisierung lohnt
Die manuelle Ablage von Anhängen ist fehleranfällig und kostet Zeit. Eine Automatisierung schiebt relevante Anhänge direkt an den gewünschten Speicherort. Das reduziert den Aufwand und du übersiehst keine wichtigen Dokumente mehr.
Je höher dein E-Mail-Aufkommen, desto mehr bringt das, egal ob privat oder im Unternehmen. Nebenbei verbessert die strukturierte Ablage in der Cloud auch Übersicht und Backups.
Die Umsetzung mit Make.com und E-Mail-Filtern
Ich setze das mit der Automatisierungsplattform Make.com um. Nach der Registrierung erstellst du ein neues Szenario, das eingehende E-Mails überwacht. Mein Tipp: eine separate E-Mail-Adresse, die nur für den Empfang und die Weiterleitung von E-Mails mit Anhängen da ist.
Mit Gmail-Filtern wählst du gezielt E-Mails nach bestimmten Kriterien aus, etwa vorhandene Anhänge, ein Label wie 'PDF' oder der Status 'ungelesen'. Make extrahiert die Anhänge dann automatisch und schiebt sie in den gewünschten Cloud-Speicher. Parallel markierst du die E-Mails als gelesen und verschiebst sie in eigene Ordner, damit keine Dopplungen oder Endlosschleifen entstehen. Am Ende steht ein Workflow, der komplett ohne dein Zutun läuft.
